איך מתחילים?
לאחר סיום ההתקנה מתוך התקליטור / האינטרנט יש להיכנס לתוכנה ולקבוע באופן ראשוני את הפרמטרים הבסיסים הנדרשים לצורך הפעלת "ברק" והתאמתה למשתמש.
במדריכי המשנה המצורפים ניתן לקבל את ההדרכה הנדרשת . אך ראשית יש לגשת ל:
עזרה -> אשף ההתקנה של ברק
אשף ההתקנה של ברק מהווה למעשה קיצור דרך לגישה לתפריט טבלאות המערכת, תפריט זה הוא התפריט דרכו מוגדרת המערכת בצורתה הבסיסית - עמוד השדרה של המערכת. הפיסקה שלהלן מתייחסת לתפריט "טבלאות" ולעדכון הפרמטרים במערכת (במסגרת תפריט תחזוקה), שניהם מרכיבים למעשה את אשף ההתקנה.
הטבלאות והסברן:
מחלקות
בטבלה זו ניתן לקבוע אילו מחלקות פעילות בארגון, וכך ניתן יהיה לשייך פעילות / מסמך לכלל המחלקה ולא רק למשתמש יחיד.
פונקציה זו מועילה במיוחד במח' שירות בחברות, במח' שירות - הגדרת הודעות / משימות היא מחלקתית – כל המשתמשים במחלקה רואים את הפעילויות הפתוחות בצורה שקופה.
דוגמא: קריאת שירות של לקוח. איש השירות הראשון שניגש למשימה בתוך ה"פול" המחלקתי, מטפל בקריאה (משימה/פעילות) והופך לאחראי / מטפל במשימה זו.
משתמשים
מטרה: רישום כל המשתמשים במערכת.
בטבלה זו מגדיר מנהל המערכת את הרשאות המשתמשים ואת פרטיהם. לאחר מילוי פרטי המשתמש ואישור הפעולה, ניתן לסמן את המשתמש מחדש ולהקיש על "עדכון". במקרה זה יפתחו אפשרויות להרשאות שונות למשתמש.
הרשאות אלו דורשות תשומת לב מצד מנהל המערכת, וראשית רצוי לבטל את ההרשאה "עדכון הרשאות למשתמשים" לכל המשתמשים פרט למנהל המערכת. ביטול אפשרות זו לא יאפשר למשתמש אקראי להוסיף לעצמו הרשאות / לגרוע הרשאות מאחרים וכו'.
במסך המשתמשים יש גם להקליד את מספר הימים לצפיה בפעולות קדימה. הגדרה זו קובעת האם המשתמש המגדיר לעצמו משימה עתידית (או שהיא מועברת אליו ממשתמש אחר) יוכל לראות אותה רק ביום בו המשימה אמורה להתבצע או גם מספר ימים לפני כן.
במסך זה (משתמשים> עדכון משתמש) ניתן גם לקבוע האם המשתמש יצפה כברירת מחדל במשימותיו האישיות או במשימות המחלקה אליה הוא משתייך.
על מנת לשכפל הרשאות שנקבעו למשתמש אחד לכלל למשתמש אחר - לאחר יצירת המשתמש הראשון וקביעת הרשאותיו, וסגירת ושמירת הנתונים ניתן לסמן את השורה שלו ולהקיש על "שכפול". הקשה זו פותחת משתמש חדש עם אותם נתונים של המשתמש הראשון, וכעת יש לשנות את שם הכניסה, השם המלא, מחלקה, תפקיד וכו'. ההרשאות ישארו ללא שינוי.
סטטוס לקוח
טבלה זו מגדירה את מצבו האפשרי של הלקוח במערכת, קרי: מצבו והתנהלותו מול הארגון. למשל: ספק, לקוח פוטנציאלי, לקוח קיים, לקוח שעזב, לקוח בטיפול וכו'. ניתן להגדיר לכל סטטוס צבע רקע וצבע גופן. צבעים אלו יצבעו את שם הלקוח ברשימת הלקוחות וכך יתאפשר זיהוי ויזואלי נח של מצב הלקוח כבר במבט ראשוני.
יש לשים לב- סטטוסים מגדירים מצב עקרוני ולא מצב זמני. קרי: אם לקוח מסויים לא ענה לטלפון כאשר התקשרו אליו אין להעביר את הסטטוס מנניח: "ליד" או "פוטנציאל" (- שהם סטטוסים המתארים את מצבה העקרוני של הרשומה מול הארגון) לסטטוס אחר כמו "לא ענה" או "לא רלוונטי". שינויים זמניים במצב הרשומה מול הארגון (שאינם משנים את מצבה העקרוני) יש לתעד בפעילויות.
מאפייני לקוח
טבלה זו מאפשרת להזין את השדות הנדרשים במסגרת מאפייני הלקוח כפי שנקבעו ע"י המשתמש במערכת במסגרת עדכון הפרמטרים. (תחזוקה>עדכון פרמטרים). במסך "תחזוקה> עדכון פרמטרים" מגדירים את כותרות המאפיינים ואת סדר הופעתם.
מהות מסך "מאפייני הלקוח" היא איסוף מידע רלוונטי לארגון אודות לקוחותיו. מידע זה הנאסף במהלך הפעילות מול הלקוח מאפשר למשתמש לבצע חיתוכי מידע שונים על מנת למקד את הארגון.
יש להדגיש כי המידע הנאסף הינו מידע אובייקטיבי אודות הלקוח ובשדות אלו לא רצוי לתעד את מהות האינטראקציה בין הארגון ללקוח, האינטראקציה בין הארגון ללקוח תתועד במסך הפעילויות/משימות ובמסכי המוצרים והמסמכים וכו'.
בברק ניתן להגדיר 15 מאפיינים ללקוח כברירת מחדל + 10 מאפיינים נוספים בתשלום נוסף. עשרת המאפיינים הראשונים מתוך החמישה עשר הם מאפיינים בהם בוחר המשתמש את המאפיין מתוך טבלה סגורה, חמשת המאפיינים האחרונים הם שדות פתוחים בהם ניתן להכניס מלל חופשי.
שרשור בין מאפייני לקוח (אופציה)
ניתן לבצע שרשור במאפייני לקוח כך שבחירת מאפיין ראשון תצמצם את אפשרויות הבחירה במאפיין הבא בהתאם לבחירה שבוצעה במאפיין הראשון.
לדוגמא: נניח שמאפיין מסויים הוא "סוג רכב" ובו בחר המשתמש ב "טויוטה" הבחירה במאפיין הבא שהוגדר כ"דגם רכב" תצומצם לדגמי טויוטה בלבד ("קורולה", "פריוס"...) אופציה זו היא בתשלום נוסף. כמו כן יש לשים לב כי ניתן לשרשר רק מאפיינים עוקבים.
תפקידי איש קשר
במערכת ניתן להזין מספר אנשי קשר לארגון מול הלקוח. לצורך כך ניתן לקבוע מראש טבלת בחירה בה יוזנו תפקידי איש הקשר בארגון הלקוח. קרי: מנכ"ל, מנהל/ת תפעול, חשב/ת וכו'. חשיבות שדה זה מעבר למידע בכרטיס היא באפשרות להזין את המידע ישירות למסמך מסטר.
ערים
במערכת מוזנת רשימת יישובים ממנה ניתן לבחור את הישוב בכתובת הלקוח. ניתן להוסיף ישובים או לגרוע אותם מהרשימה וכן להוסיף קיצורי דרך כגון: ר"ג, ת"א, י-ם וכו'. הישובים מסודרים בטבלה ע"פ הא"ב בסדר יורד.
דגש: רצוי לעבור על הרשימה להחליט מראש מהי צורת הכתיב (הסינטקס) הרצויה. לדוגמא: ניתן לכתוב "תל אביב" או לחילופין "תל אביב- יפו" או לחילופין "ת"א" וכו'. במידה ולא תהיה הקפדה על כתיבה אחידה כאשר משתמש ירצה להפיק דו"ח כלשהוא ע"פ היישוב/עיר הוא יקבל מידע חלקי (הוא יראה את הלקוחות ב"ת"א" אבל לא את הלקוחות ב"תל אביב" שאותה המחשב מזהה כעיר אחרת בגלל הכתיב השונה)
ארצות
ניתן להזין למערכת רשימת ארצות במידה והארגון פועל מול חו"ל. רשימה זו מתנהגת כמו רשימת היישובים בסעיף הקודם. גם ברשימה זו וגם ברשימת ערים ניתן לכתוב בכל שפה שאותה כותב המחשב.
סוגי פעילות
במסגרת מסך הפעילות מול הלקוח יש להזין את סוג הפעילות המבוצעת מול הלקוח. סוג פעילות זה ישמש את המערכת מאוחר יותר לצורך הפקת דו"חות אודות פעילויות שביצע המשתמש. ניתן להזין לטבלה סוגי פעילות שונים בהתאם לצורך וכן למחוק סוגי פעילות. רצוי לשמור על אחידות בסוגי הפעילות בארגון על מנת לאפשר הפקת חיתוכים יעילה.
במסגרת הקלדת סוג הפעילות במסך זה ניתן גם לבחור צבע מתאר לכל סוג פעילות. בחירה זו תגרום לשורת הפעילות במסך המשימות להצבע בהתאם לסוג הפעילות. לדוגמא: נניח שסוג הפעילות הוא "שירות לקוחות" וצבעו כחול. כל פעולה המופנית לכל אחד מהמשתמשים כאשר סוג הפעילות הוא "שירות לקוחות" כאשר היא תופיע במסך המשימות הפתוחות היא תצבע בכחול. בצורה זו יכול משתמש לראות את הפעילויות שהופנו אליו בצבעים המעידים על סוג ההתיחסות הנדרש ממנו אליהן.
סוגי פעיליות קבועים (מוגדרים אוטומטית מגרסא 6.83 ואילך) :
EMAIL – סוג פעילות זה יופיע בכל פעם שישלח דוא"ל מהברק / יתועד דוא"ל מהאאוטלוק בברק
פקס - סוג פעילות זה יופיע בכל פעם שישלח פקס ישירות מהברק
סוג פעילות נוסף שיש להזין מגירסה 4.15 ואילך הוא "לידיעה". סוג פעילות זה ירשם אוטומטית כאשר מעבירים ביו משתמשים פעילות "לידיעה" (ולא לביצוע)
פגישה
שיחה
SMS -סוג הפעילות האוטומטי שיוזן במשלוח SMS ע"י התוכנה
תגובה לפעילות
שדה זה יפתח במידה ובמסך עדכון הפרמטרים (תחזוקה > עדכון פרמטרים) הוגדר כי עובדים עם תגובה לפעילות.
שדה התגובה לפעילות הוא שדה המאפשר להגדיר לכל פעילות קיימת (לדוגמא: פגישת מכירה) "סט" סגור של תגובות אפשריות (לדוגמא במקרה של פגישת מכירה: בוטלה / נדחתה / לא טובה / הובילה להצעת מחיר וכו')
שימוש בשדה זה מאפשר למשתמש / מנהל לבצע בקרה סטטיסטית של פעולות.
לדוגמא: כמה פגישות מכירה הסתיימו בהצעת מחיר ? או לחילופין: כמה הצעות מחיר (כאשר הפעילות היא: הצעת מחיר) הסתיימו בעיסקה (כאשר זו אחת התגובות האפשריות לפעילות)
סטטוס פעילות
לכל פעילות בברק ניתן להצמיד סטטוס שנקבע כאן. סטטוס זה פירושו הוא רמת הדחיפות של הפעילות / מצבה הזמני של הפעילות
מסמכי מסטר
ב"ברק" ניתן לקבוע מסמכי "מסטר" שהם למעשה מסמכי אב (טמפלט) משודרגים של מעבד התמלילים "וורד" של מיקרוסופט. מסמכים אלו מתנהגים כמסמכי אב לכל דבר בתוספת אפשרות ייחודית- הוספת שדות קבועים הנשלפים מתוך בסיס הנתונים של המערכת.
במסך שיפתח עם הקשה על "טבלאות > מסמכי מסטר" ניתן יהיה לבנות מסמכים אלו ולשלב בהם שדות מתחלפים כפי שמוסבר בהקשה על כפתור - " ? " (במרכז שורת הכפתורים בתחתית המסך). מסמכי מסטר ניתן ליצור מחדש או להעתיק ממסמך קיים ורק לשנות את העותק בחלקו ולשמור אותו בשם חדש. דוגמאות למסמכי מסטר יופיעו במסך זה עם התקנת התוכנה וניתן לעיין בהם על מנת להתרשם.
מאפיינים למסמך
על מנת שבעתיד כאשר מצטברים ממסמכים רבים במערכת ניתן יהיה לבצע חיפוש יעיל, וכן לקבל סטטיסטיקות על תכתובות המשתמשים, יש לקבוע מראש מהם הפרמטרים הנדרשים להזנה במסגרת מסך פתיחת מסמך. פרמטרים אלו נקבעים במסגרת התקנת התוכנה (אשף ההתקנה של ברק / תחזוקה > עדכון פרמטרים > לשונית מאפייני מסמכים) ובטבלה זו ניתן להזין את הבחירות האפשריות במסגרת הפרמטרים שנקבעו.
שימושים אופייניים - מאפיין "שנה" - על מנת לחתוך מסמכים ע"פ שנת כתיבתם, מאפיין "נושא" - משמש לתיעוד הנושא העקרוני בגינו יצא המכתב (הנושא במקרה זה אינו תיאור המכתב) לדוגמא: "כספים" או "שימור לקוחות" וכו'
מוצרים
בטבלה זו מזינים את המוצרים / השירותים אותם מוכר או מספק הארגון. יש לקבוע במסך זה את קוד המוצר (מק"ט), תיאור המוצר/שירות, מחירו וכו'. טבלה זו מזינה את מסך ה"מוצרים" בכרטיס הלקוח.
במסגרת זו יש להקים ולהזין את כלל הפרמטרים הנדרשים למוצר – קבוצת מוצרים (אם ישנו צורך- להקים קבוצות), מחיר למוצר, תיאור המוצר וכו'. כמו כן ניתן לקשור למוצר קובץ חיצוני. קובץ זה יכול לתאר את המוצר או להציג שרטוט או תמונה של המוצר או לתאר את תהליך פתרון התקלות במוצר. קבצים אלו נועדו לשמש את אנשי השירות בשעה שהם מבקשים להתרענן בפרטי המוצר.
הודעות קבועות
במסגרת הפעילות מול המשתמש, וכן במסגרת כותרות הדוא"ל והודעות SMS וכו' ניתן לחסוך זמן להשתמש במלל קבוע מראש הנקבע ומוזן בטבלה זו. למשל: ניתן לקבוע הודעה קבועה כגון: " לקוח מתלונן על בעיה במוצר" ובזמן הזנת המלל למסך הפעילות מול הלקוח ניתן להוסיף להודעה הקבועה גם מלל חופשי.
הודעות קבועות אלו משוייכות לסוג הפעולה (הודעות לדואר אלקטרוני, הודעות למהות הטיפול וכו') בצורה זו ניתן להזין הודעות שונות לכל "מקום" בברק.
ספריית חברות / שנים קודמות
במסגרת המערכת ניתן לקבוע פעילות מסויימת ככזו שנתוניה ישמרו בנפרד משאר נתוני המערכת. למשל: כאשר ארגון מחליט לבצע פעילות טלמרקטינג זמנית והוא מעוניין שהקמת לקוחות זמניים וכן תכתובות הטלמרקטינג וכו' לא יתערבבו עם פעילותו השוטפת, הוא יכול להגדיר במסך זה את מיקום המחיצות השונות עבור פעילויות אלו.
המעבר בין חברות שונות (לאחר הקמתן) מתבצע מתפריט "תחזוקה > מעבר לחברות שונות".
הקמת בסיס נתונים נוסף כרוכה בתשלום נוסף עבורה, היות וכעת על אנשי התמיכה ב"תבל תוכנה" לתמוך למעשה בשני "ברקים". כמו כן פתיחת ספריה נוספת / בסיס נתונים נוסף כרוכה בתוספת תשלום במסגרת השירות השנתי.
דגש:
במידה וחברה חדשה מוגדרת כבסיס נתונים נוסף בזמן החלפת משתמש (כפתור המפתח הצהוב בשורת הכפתורים) הוא ישאל לאיזה בסיס נתונים הוא מעוניין להתחבר. יש לתת לכל משתמש הרשאות מתאימות בכל בסיס נתונים, יש לקבוע מאפיינים שונים וכו' - כל בסיס נתונים הוא למעשה ברק עצמאי.