איחוד לקוחות והחלפת נתונים גלובליים
"ברק CRM " מאפשרת למשתמש להחליף נתונים מסוימים כללית בכל בסיס הנתונים.
לדוגמא: החלפת שם משתמש X שעזב את החברה בשם מחליפו Y. או לדוגמא: החלפת סטטוס "A" לכל הלקוחות בסטטוס זה לסטטוס "B".
גישה לפעולות אלו: תחזוקה > החלפת נתונים גלובלית ובחירת שדה להחלפה.
איחוד לקוחות
כאשר מבצעים בדיקת לקוחות כפולים במערכת (פעולות שוטפות > בדיקת כפילות לקוחות)
ניתן לאחד לקוחות כפולים לרשומה אחת באופן הבא:
תחזוקה > החלפת נתונים גלובלית > מספר לקוח
במסך זה ניתן להחליף או לאחד לקוחות. יש להקיש את מספר הלקוח שאותו רוצים לשמר כלקוח חדש ואת הלקוח אותו רוצים למחוק כלקוח ישן. במידה וארבעת השדות הניתנים לבחירה ב V מסומנים – תבוצע "דריסה" של נתוני לקוח אחד ע"י השני, במידה ושדות אלו אינם מסומנים יבוצע "איחוד" של הנתונים של שני הלקוחות ללקוח אחד.
החלפת משתמש במערכת
ברק מאפשרת החלפת משתמש שעזב במשתמש חדש. ישנם לקוחות שפשוט משנים בטבלאות> משתמשים את שם המשתמש. לכאורה זו דרך לגיטימית להחליף משתמש אך צריך לזכור כי פעולה זו לא תחליף את שם המשתמש הישן בפעילויות הפתוחות, ביומן וכו'. על מנת להחליף משתמש כראוי יש לבצע את הפעולות ע"פ הסדר הבא:
א) להקים את המשתמש החדש בטבלת במשתמשים
ב) לגשת לתחזוקה>החלפת נתונים גלובלית>שם משתמש
ג) לבחור את המשתמש להחלפה ואת המשתמש החדש
ד) באם מנהל המערכת מעוניין להעביר את הלקוחות בסטטוס מסויים בלבד מהמשתמש הישן לחדש – יש לבחור את הסטטוס להעברה.
ה) לאשר את ביצוע ההחלפה
ו) לגשת שוב לתחזוקה>משתמשים ולהפוך את המשתמש שעזב ללא פעיל (תחת "תפקיד" למשל) או לחילופין למחוק את המשתמש. העברת המשתמש ל "לא פעיל" מביאה למצב שהמשתמש למעשה יורד ממצבת המשתמשים הפעילים וע"כ לא יופיע יותר במסגרת התפריטים השונים בפעילות ("מיועד ל") או במוצרים וכו'
החלפת מספרי טלפון
לעיתים בזמן יבוא לקוחות מתוכנות חיצוניות ישנו מצב בו מספרי הטלפון לא מועברים כראוי לברק, למשל: מצב בו הקידומת מופיעה לאחר המספר במקום לפניו או שנוסף רווח בין הקידומת למספר וכו'. ניתן לפתור בעיות אלו ע"י הזנת המצב השגוי , והזנת המצב הנכון ואישור הפעולה.
החלפת סטטוס לקוח
ניתן להחליף סטטוס X בסטטוס Y בלקוח במכה אחת.
על מנת לבצע זאת יש תחילה לודא כי שני הסטטוסים - המחליף והמוחלף מופיעים ברשימת הסטטוסים :
טבלאות -> סטטוס לקוח.
במידה והם אינם שם לא ניתן לבצע את ההחלפה. לאחר ביצוע ההחלפה ניתן למחוק את הסטטוס שהוחלף היות ואולי הוא כבר לא רלוונטי.
הנתיב להחלפה:
תחזוקה -> החלפת נתונים גלובלית -> סטטוס לקוח.
ניתן לבצע את החלפה לכל הרשומות במערכת או רק לרשומות של משתמש מסויים. דוגמת שימוש: כאשר ישנן רשומות שמשוייכות לאיש מכירות מסויים והוא עזב את הארגון - ניתן להפוך את כל הרשומות שהוא הגדיר כלא רלוונטיות חזרה לרשומות בסטטוס פוטנציאל (שמות הסטטוסים הם דוגמא כמובן) ולהעבירן למשתמש אחר על מנת שינסה ליצור איתן קשר.
החלפת כונן רשת למסמכים
תוכנת ברק CRM אינה תוכנה הדורשת משאבי זיכרון רבים. היוצא מן הכלל היא ספריית קבצי המכתבים המתועדים בברק.
סיפריה זו עשויה לתפוס נפח זיכרון רב יחסית במידה ונצברים בה קבצים רבים במשך השנים. במקרה כזה ניתן להגדיר תיקייה חדשה ונוספת לאחסון המסמכים.
כמובן שיש לודא כי היא נמצאת בשיתוף על מנת שמשתמשי ברק יוכלו לגשת אליה. נתיב השינוי- תחזוקה> החלפת כונן רשת למסמכים