משתמש – לדוגמא: איש מכירות
עם כניסה למערכת תתבקש להקיש שם משתמש.
לכל משתמש משימות פתוחות שבהן עליו לטפל. משימות אלו הן משימות שהוא רשם לעצמו או שהועברו לטיפולו ע"י משתמשים אחרים במערכת. על מנת לנהל את המשימות יש להקיש על כפתור ה"משימות" בראש העמוד.
לחיצה כפולה על הודעה פתוחה מעלה את כרטיס הלקוח (שם,כתובת , מאפיינים , את ההיסטוריה של הלקוח וכן הודעה החדשה שהתקבלה ממנו), ומאפשרת טיפול במשימה. כמו כן ניתן לטפל בהודעה / משימה ולהגיב לה מכפתור ה"טיפול בפעילות" בצידו הימני התחתון של המסך.
כעת ניתן לטפל במשימה הפתוחה ע"י רישום מהות הטיפול בהודעה וסגירתה, במידה והטיפול הסתיים. במידה ונדרש המשך טיפול במשימה ניתן להעביר אותה הלאה למשתמש נוסף או להשאירה פתוחהלהמשך טיפול.
במהלך הטיפול במשימה ניתן לקבוע פגישה עם הלקוח ע"י הקשה על "רישום ביומן" ולאחר מכן להזין את פרטי הפגישה, מוזמנים נוספים לפגישה וכו' (ראה סעיף 6)
כאשר נפתח כרטיס הלקוח לצורך הטיפול בהודעה ניתן להיכנס לכל המידע אודות הלקוח במערכת. מידע זה מאפשר לצפות במלוא ההיסטוריה של הלקוח ולהגיב בהתאם לה.
איש המכירות יכול בתום שיחה / פגישה עם הלקוח להפיק ללקוח הצעת מחיר או כל מכתב אחר. פעולה זו מתבצעת בהקשה על כפתור "מסמכים ללקוח בכרטיס הלקוח.
ע"י הקשת הוספה (או F5) יפתח חלון שבו יתבקש המשתמש
ניתן ליזום תכתובת חדשה מולו ( ניתן להעתיק את ההצעה מתוך מאגר מסמכי "מסטר" או מתוך תכתובות קיימות). המערכת מבצעת מיזוג מסמכים אוטומטי ושותלת את פרטי הלקוח בהצעה.ניתן גם לקבוע פגישה ולסמנה ביומן, או לקבוע תזכורת בתזכורן, או לשנות את תאריך ההתקשרות הבא , או לשנות את סטטוס הלקוח לסטטוס "חם" יותר.
במידה והתבצעה עיסקת מכירה , המשתמש נכנס ל"מוצרים ללקוח" ומוסיף ברשימת המוצרים שרכש הלקוח את המוצר ואת תאריך סיום השרות של המוצר בהתאם לעיסקה.
משתמש - איש שרות
עם כניסה למערכת תתבקש להקיש שם משתמש.
לכל משתמש יומן אישי אשר בו ניתן לציין את סדר יומו, ואת קריאות השירות שנקבעו לו מחוץ למשרד. כמו כן דרך לחיצה על "משימות" ניתן לראות אתהודעות פתוחות בהן עליו לטפל.לחיצה כפולה על הודעה פתוחה מביאה את כרטיס הלקוח (שם,כתובת , מאפיינים , את ההיסטוריה של הלקוח וכן את ההודעה החדשה שהתקבלה ממנו).
אם ללקוח מוצרים בחוזה שרות תקופתי יסומן בכחול "מוצרים בשרות", אחרת יסומן באדום "לקוח ללא שירות " , לחיצה על הודעה זו תפתח את טבלת המוצרים שרכש הלקוח ומועד סיום השירות של כל אחד מהם.
כעת ניתן לטפל בהודעה הפתוחה ע"י רישום מהות הטיפול בהודעה וסגירתה, במידה והטיפול דורש גם ביקור באתר הלקוח ניתן להיכנס ליומן איש השירות ולסמן את הביקור ביומן.
במסגרת רישום הפעילות – ניתן לשייך את הפעילות למוצר ספציפי שרכש הלקוח. קישור הפעילות מתבצע ע"י סימון "פרטים נוספים", ובמסך המוגדל שנפתח יש לסמן את המוצר אליו קשורה הפעילות ו/או את מספרו הסידורי.
ניתן להיכנס לכפתור "רישום שעות" לרישום השעות שהושקעו בלקוח. שעות אלו יקוזזו מבנק השעות שרכש הלקוח (ניתן לצפיה ולהזנה ב: טבלאות > בנק שעות).
משתמש - מנהל שרות
מנהל השירות מפיק חשבוניות עיסקה לפני תום השירות התקופתי, דרך תפריט שירות, לכל חן עיסקה הוא מפיק מדבקה מתאימה.
במהלך היום מנסה לעקוב אחר כמות הקריאות הפתוחות ומאיזה שעה הן,דרך דוחות-> דוח "דו"ח פעילות מפורט " ושם ניתן לבצע חיתוך של הדו"ח המבוקש ע"פ כל חתך.
מסווג את הקריאות הפתוחות לאנשי השירות ומפיק דוח לכל איש שירות של קריאות השירות הפתוחות שלו .
בסוף החודש ניתן להפיק דו"ח "חיוב שעות ללקוח ".
משתמש - מנהל מכירות
מפיק דוחות על לקוחות פוטנציאלים לפי תאריכי קשר הבא, סטטוסים שונים, מדוור (דרך אופציית דיוור ) לקוחות לפי חתכים שונים באמצעות :מכתב, מדבקה, פקס, דוא"ל.
מקבל מאנשי המכירות דווח על הפעילויות שהטיל עליהם ובוצעו כאשר הן מסומנות כפעילות שבוצעו (שינוי סטטוס המשימה/פעילות- ניתן לקבוע שאז היא תצבע בירוק -לדוגמא)
מפיק דו"חות סטטיסטיים ודו"חות מעקב על:
יחסי המרה (כמה הפכו מ"ליד" ל "לקוח" ? , כמה מוצרים עברו מסטטוס "הצעה" לסטטוס "נמכר" ?...),
כמה מכירות היו פר סוכן, כמה הצעות מחיר פתוחות יש לסוכנים ולמתי ?
כמה פגישות בוצעו ומה היו תוצאותיהן
מי פתח יותר לקוחות חדשים במערכת ? וכמה נפתחו בכלל בטווח תאריכים מסויים ?