לצורך הפעלת המערכת בצורה מיטבית, יש להגדיר את הדוא"ל האלקטרוני למשתמש.
סיבת ההגדרה היא - לאפשר למשתמש במערכת להוציא את המיילים שלו ישירות מהתוכנה.
הנחת העבודה שלנו היא כי המשתמש מפעיל את חבילת ה"אופיס" של מיקרוסופט ובתוכה את תוכנת האאוטלוק. "ברק" משתמשת במיקרוסופט אאוטלוק כ"צינור" לצורך שילוח / קריאת מיילים. תוכנת האאוטלוק כתוכנה תפעולית בארגון מאבדת את ערכה לחלוטין. זאת אומרת: כאשר "ברק" תשלח את הדוא"ל החוצה ללקוח/ לקבוצה, היא תכפה את המשלוח של הדוא"ל על תוכנת האאוטלוק שתבצע עבור ה"ברק" את העבודה. כנ"ל גם בקריאת הדוא"ל - האאוטלוק יקרא את הדוא"ל מהשרת, ובברק נוכל להציג את ה INBOX ולשייך את המיילים לרשומות / לקוחות.
לצורך הגדרת הדוא"ל יש לבצע פעולה פשוטה:
לגשת לתפריט "תחזוקה", -> "מאפייני מחשב נוכחי". במקום זה בפינה השמאלית העליונה במסך יש לסמן "V" ב: send by outlook