מתוך תפריט תחזוקה ניתן לבצע יבוא של נתוני לקוחות למערכת : תחזוקה > יבוא נתונים מקובץ חיצוני.
"ברק CRM " מאפשרת ייבוא מתוכנות חיצוניות שונות כגון: אאוטלוק, אקסל, חשבשבת ועוד. הליך היבוא ניתן לביצוע עצמאית אך רצוי לבצע זאת תוך הדרכה מצידנו.
יבוא מאקסל
עקרונית יבוא נתונים נח למשתמש יבוצע מגיליון אקסל. גם נתונים מתוך תוכנת אאוטלוק, חשבשבת חלונות וכו' ניתן ליצא לאקסל ולקלוט אותם אח"כ לברק.
ניתן ליבא במסגרת היבוא מאקסל נתוני לקוחות, נתוני פעילות, נתוני מוצרים שנמכרו ללקוח.
יבוא הלקוחות הוא אינטואיטיבי למדי - יש לבחור את אות העמודה אותה רוצים ליבא ולתאם אותה מול השדה המתאים בברק.
הערות ונקודות חשובות:
א. ביבוא מאקסל יש להחליט האם ליבא לקוחות שכבר קיימים במערכת או לא. במידה והתשובה היא לא (בצד שמאל מתחת לשם הקובץ ליבוא)– "ברק" יעדכן את פרטי הלקוח הקיים מתוך הנתונים שמיובאים מאקסל. במקרה זה אם לדוגמא מס' הטלפון של הלקוח בטבלת האקסל שונה מהמופיע בכרטיס הלקוח ב"ברק" – המספר המיובא ידרוס את המספר במערכת.
ב. במידה ויבוא הנתונים נעשה על בסיס קבוע ממקור חיצוני כלשהוא ניתן לשמור את פורמט היבוא לשימוש עתידי. השמירה מתבצעת ע"י הקשה על מקש ימני במסך היבוא מאקסל ושמירה תחת שם שיבחר המשתמש.
ג. אם רוצים לטעון את פורמט היבוא שקבענו - הקשה במסך היבוא מאקסל על מקש ימני בעכבר - ופתיחת קובץ היבוא
ד. "ברק" תיבא גיליון אקסל אך ורק אם הוא "גיליון 1" או BOOK 1
ה. עדיף בד"כ לטייב נתונים באקסל לפני היבוא ל"ברק"
ו. ניתן ליבא לקוחות ולקבוע מתוך מסך היבוא לאילו משתמש הם שייכים
ז. ניתן ליבא לקוחות ולקבוע מתוך מסך היבוא לאיזה סטטוס הם ישתייכו. אופציה זו טובה לכל יבוא לקוחות משום שניתן לקבוע להם מראש סטטוס זמני, ואחרי היבוא כאשר עוברים על התוצאות ורואים שהכל תקין משנים את הסטטוס לסטטוס קבוע (החלפת נתונים גלובלית > שינוי סטטוס בלקוח)