ברק CRM מהווה את מרכז העצבים הארגוני בהיבטים של ניהול פנימי שוטף של הארגון. משמעות הדבר היא שכל המשימות בארגון המועברות בין בעלי התפקידים השונים – מרוכזות עבור בעל התפקיד בנקודה אחת ובאפשרותו לנהל אותן משם ביעילות ובמהירות.
כל פעילות שנרשמה ע"י המשתמש ו/או הופנתה אליו ע"י משתמש אחר, הופכת להיות משימה לטיפול (במידה וזו משימה פתוחה - קרי: בהזנת הפעילות לא נסגרה המשימה).
באמצעות כפתור משימות נפתחת רשימת המשימות לטיפול.
כל משימה המופיעה לטיפול (משימה פתוחה) כוללת את שורת הטקסט שהוזנה ע"י שולח המשימה. המשימה כוללת את שם שולח המשימה, זמן העברת המשימה לטיפול המשתמש, סוג הפעילות וסטטוס הפעילות (רמת הדחיפות שלה) ואת תאריך היעד לביצוע.
במידה והוגדר צבע לסוג הפעילות – "סוג הפעילות" במסך המשימות יצבע בצבע שהוגדר. בהקשה כפולה על משימה נפתח מסך הלקוח, וממנו ניתן לגשת למשימה כפי שהוזנה. משימה זו מופיעה בסטטוס "פתוח". בשלב זה ניתן להזין את פרטי הטיפול שבוצע כתגובה על המשימה.
במידה והמשימה הסתיימה יש לסגור את הפעילות, או לחילופין ניתן להעביר אותה הלאה למשתמש נוסף להמשך טיפול.
במידה והמשתמש מעוניין כי המשימה תסגר, עליו לבצע אחת משלוש פעולות: א. להקיש על שורת המשימה במקש ימני בעכבר ולבחור "סגור משימה". ב. להקיש על שורת המשימה ולאחר מכן על כפתור "טיפול בפעילות" ובתוך הפעילות עצמה לסמן "וי" בצמוד ל "סגור פעילות". ג. - להקיש הקשה כפולה על שורת המשימה - לעבור לרשומה ומשם להמשיך כמו בסעיף ב'.
במידה והמשתמש מעוניין לדווח חזרה על המשימה ככזו שבוצעה, אך לא לסגור אותה, עליו להקיש ב"סטטוס פעילות" - "הסתיימה " (כמובן שיש להגדיר את סטטוס בפעילות סה בתפריט טנלאות > סטטוס פעילות), במידה והוגדר צבע לסטטוס הפעילות "הסתיימה" / הסתיים וכו' שורת הפעילות במסך המשימות תצבע בצבע המוגדר ותאותת למטיל המשימה על המשתמש כי היא בוצעה.
במידה והמשתמש מעוניין להעביר משימה ולסמן כי היא דחופה עליו לשנות את "סטטוס הפעילות" ל"דחוף" ה והשורה כולה תבצעבאדום בטבלת המשימות.
במסך זה ניתן גם למחוק משימה מטיפול (לא מדובר על "סגירת משימה" אלא מחיקה מכרטיס הלקוח ועקב כך היא לא תוצג גם במסך המשימות) - מותנה בהרשאה למשתמש למחיקת פעילות.
ניתן גם במסך הפעילות לבצע חיתוך של משימות ע"פ תאריכים / משתמשים / סוגי פעילות ותגובה וכו' – בהצבעה על כל כפתור בתחתית המסך ניתן לקבל הסבר על מהות הפעילות.
ניתן להציג למשתמש את הפעילויות / משימות שהוא הפנה (לעצמו ולאחרים) וטרם בוצעו (הכפתור עם האיש והעניבה)
ניתן להציג למשתמש את הפעילויות שחרגו מזמן התקן שנקבע עבורן לביצוע - לא פעילויות שעבר זמנן בהקשר של תאריך היעד אלא בהקשר של זמן התקן בלבד.
ניתן להעביר פעילות במפוצל למשתמשים שונים. כלומר: משתמש מסויים מקבל את המשימה / פעילות לביצוע, ומשתמש/ים אחר מקבל את המשימה/פעילות "לידיעה" בלבד. על מנת להעביר את המשימה לידיעה יש לעמוד עם העכבר על חלון הפעילות (באחד השטחים האפורים בו), להקיש בעכבר על מקש ימני ולבחור "הפצת פעילות למשתמש אחר". לאחר בחירה זו יפתח מסך עם אפשרות לבחירת המשתמש/ים אליהם יש להעביר את המשימה/פעילות לידיעה. במסך זה ניתן גם לבחור מחלקה.
הערה:
הפעילות "לידיעה" אינה מופיעה בכרטיס הלקוח ואינה יוצרת כפילות פעילות. התיעוד של הפצת המשימות/פעילויות לידיעה מתבצע תחת "לקוח כללי להודעות" (המוקם כלקוח במערכת בצורה אוטומטית)