מהו מסמך מסטר?
מסמך מסטר הוא מסמך וורד/אקסל רגיל לחלוטין, שלתוכו תוכנת "ברק CRM" יודעת לשתול נתונים מתוך בסיס הנתונים של המערכת.
היות ומדובר במסמך וורד/אקסל רגיל, בניית מסמך המסטר היא קלה, המסמך ניתן לעריכה בכל פעם שרוצים (החל משינוי פונטים וכלה בהוספת טבלאות וכו' - ע"פ מגוון האפשרויות שמיקרוסופט מאפשרת למשתמשי חבילת האופיס), וניתן למזג מסמכים, לשלוח אותם בדוא"ל או בפקס וכו'.
מספר נקודות:
א. מסמכי המסטר הם אישיים מצד אחד וארגוניים מצד שני. תוכנת "ברק CRM" מאפשרת לכל משתמש בעל הרשאה לכך להכין לעצמו מסמכי מסטר אישיים. אי לכך מסמכי המסטר נשמרים "תחת" המשתמש וכאשר מגיעים למסך מסמכי המסטר התוכנה מציגה את מסמכי המסטר של המשתמש. אם המשתמש מעוניין במסמכי מסטר שנוצרו ע"י משתמשים אחרים - עליו להקיש על כפתור: "כל המסטרים"
ב.מסמכי מסטר מבצעים את "שתילת" הערכים מתוך בסיס הנתונים רק כאשר מעלים במסמכי הלקוח את מסמך המסטר ומקישים על "עריכת המסמך". ללא הקשה על "עריכת המסמך" תוכנת הוורד / אקסל לא נפתחת ולא מתבצעת החלפת הנתונים במסמך.
איך מתחילים?
1. ניגשים לתפריט ומקישים על "טבלאות" -> "מסמכי מסטר". כאן קובעים למערכת אילו מסמכים יהיו מסמכי המסטר במערכת.
2. "הוספה" - ניתן להוסיף מסמך מסטר כפי שמוסיפים מסמך ללקוח. ההוספה גם כאן היא מתוך 3 אופציות:
"העתק ממסך מסטר" - במקרה זה מתבצעת העתקה של מסמך מסטר קיים, והמסמך החדש (שהוא כזכור העתק של מסטר אחר) מקבל מספר עצמאי והוא עומד ברשות עצמו. כעת ניתן לשנות את המסמך החדש ללא פגיעה במסמך ממנו הוא הועתק.
"העתק מקובץ קיים" - במקרה זה פשוט מעתיקים קובץ וורד / אקסל קיים לתוך מסמכי המסטר ומתחילים לערוך אותו. מהרגע שהמסמך הועתק למסמכי המסטר הוא מקבל מספור בתוכנה של מסמך מסטר, כל שינוי/ עריכה שלו לא ישפיע על המסמך המקורי ממנו המסטר החדש הועתק.
"קישור למסמך קיים" - לא רלוונטי בעיקרון במסמכי מסטר. ניתן לשימוש במקרים נדירים ע"פ הדרכה נקודתית של אנשי השירות של "תבל תוכנה"
"סריקת מסמך" - לא רלוונטי בהכנת מסמכי מסטר
3. לאחר בחירת מקור המסמך יש להקיש על "עריכת המסמך". בשלב זה "ברק CRM" תפתח את התוכנה הרלוונטית (וורד / אקסל ) לעריכה. כעת ניתן לבצע החלפות של מונחים במסמך הקיים למונחים מותאמים למסמך מסטר. לצפיה בכל המונחים הניתנים להחלפה במסמכי המסטר יש לחזור למסך "מסמכי מסטר" בברק ולהקיש על כפתור "?" במרכז שורת הכפתורים במסך. בהקשה על כפתור זה יוצגו כל המונחים הניתנים להחלפה וכל שנשאר לעשות הוא לסמן את המונח להחלפה ולעשות "העתק"/"הדבק" של המונח למסמך שבעריכה.
4. השדות / מונחים להחלפה מוגדרים ע"י הסימן #. שדות הנמצאים בין הסימנים # יוחלפו בנתונים מתוך בסיס הנתונים של התוכנה.
לדוגמא שתילת הרצפים-
לכבוד: #שם לקוח# תאריך: #תאריך#
לידי: #איש קשר# אסמכתא: #מספר מסמך#
יגרום לכך שבשליפת מסמך המסטר יוחלף "שם לקוח" בשם הלקוח מתוך בסיס הנתונים, וכך גם ישתל שם איש הקשר כפי שמופיע בבסיס הנתונים, תאריך הפקת המסמך ומספר המסמך.
כל מסמך מסטר שנערך- תוכנת ברק דואגת לשמור את הקישור של שם הקובץ , נושא המסמך, שם העורך ותאריך העריכה , כדי שניתן יהיה בקלות להשתמש בהצעת המסטר בעתיד.
לאחר סיום עריכת מסמך המסטר - המסמך מוכן לשימוש ע"י המשתמש שהוסיף אותו לתוכנה או ע"י כל משתמש אחר המקיש בזמן עריכת מסמך בלקוח על "כל המסטרים".